Abmahnung rechtssicher aussprechen

Die meisten verhaltensbedingten Kündigungen scheitern nicht am Kündigungsgrund, sondern an der Abmahnung, die Monate vorher geschrieben wurde. Wer sie richtig aufsetzt, schafft die Grundlage — wer es nicht tut, verliert das Verfahren, bevor es beginnt.

Wozu die Abmahnung dient

Sie hat drei Funktionen: Sie dokumentiert den Vorfall, sie rügt ihn, und sie warnt vor den Folgen einer Wiederholung. Erst diese Warnfunktion macht die spätere verhaltensbedingte Kündigung möglich — denn der Arbeitnehmer muss die Gelegenheit gehabt haben, sein Verhalten zu ändern.

Eine Abmahnung, die nur rügt, ohne zu warnen, erfüllt diesen Zweck nicht. Sie ist dann eine Ermahnung — und die trägt keine Kündigung.

Die vier Bestandteile

1. Konkrete Beschreibung des Vorfalls. Datum, Uhrzeit, Ort, beteiligte Personen, genauer Ablauf. „Wiederholtes Zuspätkommen“ genügt nicht. „Am 12. März 2026 erschienen Sie um 8:42 Uhr statt um 8:00 Uhr zum Dienst“ genügt.

2. Benennung der verletzten Pflicht. Welche vertragliche oder betriebliche Pflicht wurde verletzt? Verweis auf Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Weisung.

3. Aufforderung zu vertragsgemäßem Verhalten. Klar formuliert, ohne Konjunktiv.

4. Warnung vor den Folgen. Ausdrücklich: Im Wiederholungsfall ist mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses zu rechnen. Ohne diesen Satz fehlt die Warnfunktion.

Typische Fehler

• Zu allgemein. Pauschale Vorwürfe ohne konkreten Vorfall sind gerichtlich nicht überprüfbar — und damit wertlos.
• Mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung. Ist einer davon unzutreffend, kann die gesamte Abmahnung angreifbar sein. Besser: pro Vorfall eine.
• Zu großer zeitlicher Abstand. Wer erst nach Monaten abmahnt, schwächt die Wirkung erheblich.
• Fehlende Warnfunktion. Der häufigste Fehler überhaupt.
• Ungeeigneter Aussteller. Abmahnen darf, wer weisungsbefugt ist. Wer kündigen will, braucht zusätzlich Vertretungsmacht.
• Kein Zugangsnachweis. Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder Zeugen — nicht die interne Hauspost.

Wie viele Abmahnungen braucht es?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Maßgeblich sind Schwere und Art der Pflichtverletzung: Bei erheblichen Verstößen kann eine Abmahnung genügen, bei geringfügigen können mehrere erforderlich sein. In schwerwiegenden Fällen ist eine Abmahnung sogar entbehrlich.

Wichtig ist die Einschlägigkeit: Die Abmahnung muss sich auf denselben Pflichtenkreis beziehen wie die spätere Kündigung. Wer wegen Unpünktlichkeit abmahnt und wegen Arbeitsverweigerung kündigt, kann sich auf die Abmahnung nicht stützen.

Personalakte und Entfernungsanspruch

Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass eine unrichtige Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird, und er kann eine Gegendarstellung zur Akte reichen. Rechnen Sie damit — und formulieren Sie so, dass die Abmahnung einer Überprüfung standhält.

Eine feste Frist, nach der Abmahnungen ihre Wirkung verlieren, gibt es nicht. Mit zunehmendem Zeitablauf und beanstandungsfreier Führung sinkt ihr Gewicht allerdings.

Wann besser sofort gekündigt wird

Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen — insbesondere im Vertrauensbereich — kann die Abmahnung entbehrlich sein, weil eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist. Dann gilt für die außerordentliche Kündigung allerdings die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB ab Kenntnis der maßgeblichen Umstände.

Diese Frist ist kurz, und sie läuft, während intern noch beraten wird. Wer in einer solchen Lage ist, sollte nicht erst am zwölften Tag anrufen.

Häufige Fragen

Muss der Betriebsrat vor einer Abmahnung beteiligt werden?

Nein. § 102 BetrVG betrifft die Kündigung, nicht die Abmahnung. Der Arbeitnehmer kann allerdings ein Betriebsratsmitglied zum Gespräch hinzuziehen.

Muss die Abmahnung schriftlich erfolgen?

Rechtlich ist Schriftform nicht zwingend. Praktisch schon: Eine mündliche Abmahnung lässt sich im Prozess kaum beweisen.

Der Arbeitnehmer weigert sich zu unterschreiben.

Unerheblich. Die Abmahnung ist eine einseitige Erklärung. Entscheidend ist der Zugang — dokumentieren Sie ihn mit einem Zeugen.

Allgemeiner Überblick, keine Beratung im Einzelfall. Stand: August 2026.